Khi thực hiện các giao dịch hành chính công, nộp học phí, viện phí hoặc các khoản phí, lệ phí cho Nhà nước, chúng ta thường nhận được một loại chứng từ đặc biệt thay vì hóa đơn thông thường. Đó chính là biên lai.
Vậy biên lai điện tử là gì? Các quy định về mẫu mã, nghiệp vụ khởi tạo và xử lý sai sót được thực hiện như thế nào theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết dưới đây
1. Biên lai điện tử là gì?
Hiểu một cách đơn giản, biên lai điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu điện tử về các khoản thu phí, lệ phí của tổ chức thu thuộc ngân sách nhà nước, hoặc các khoản thu phí dịch vụ không thuộc ngân sách nhà nước.
Biên lai này được khởi tạo, ký số, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử thay cho biên lai giấy truyền thống. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, biên lai điện tử có giá trị pháp lý đáp ứng đầy đủ:
- Nội dung theo quy định
- Định dạng dữ liệu điện tử chuẩn
- Chữ ký số hợp lệ của đơn vị thu
- Khả năng tra cứu và lưu trữ dữ liệu
Khác với hoá đơn điện tử ( dùng cho hoạt động bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ thương mại), biên lai điện tử được phát hành bởi các cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền thu phí, lệ phí theo quy định của Luật Phí và lệ phí.
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa biên lai điện tử và hoá đơn điện tử. Tuy nhiên, đây là hai loại chứng từ có mục đích sử dụng khác nhau.
| Tiêu chí | Biên lai điện tử | Hoá đơn điện tử |
| Mục đích | Lệ phí, thu phí | Bán hàng hoá và dịch vụ |
| Đối tượng sử dụng | Đơn vị thu phí/ lệ phí | Doanh nghiệp bán hàng |
| Nội dung thuế GTGT | Không bắt buộc | Có thuế GTGT |
| Cơ sở pháp lý | Nghị định 123 | Nghị định 123 |
Doanh nghiệp cần phân biệt đúng để tránh sử dụng sai loại chứng từ trong quá trình nghiệp vụ.
2. Các mẫu biên lai thu phí, lệ phí điện tử mới nhất
Hiện nay, chứng từ này được chia lại thành các loại phổ biến sau:
– Biên lai thu phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá: Là loại biên lai mà số tiền thu được xác định cụ thể dựa trên từng loại nghiệp vụ hành chính phát sinh thực tế.
– Biên lai thu phí, lệ phí có in sẵn mệnh giá: Là loại biên lai mà trên mỗi tờ đã được định sẵn một mức tiền cố định (thường gặp tại các điểm tham quan, vé cầu đường, lệ phí cố định…).
– Biên lai thu thuế, thu tiền phạt: Sử dụng trong các hoạt động xử phạt vi phạm hành chính hoặc thu thuế hộ từ cơ quan chức năng.
3. Hướng dẫn khởi tạo và sử dụng biên lai điện tử cho doanh nghiệp
Để sử dụng biên lai điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước khởi tạo và phát hành dữ liệu điện tử theo chuẩn của cơ quan Thuế.
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế
Trước khi bấm máy xuất biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải lập Tờ khai đăng ký sử dụng biên lai điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và gửi trực tuyến qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Nếu doanh nghiệp đăng ký sử dụng chứng từ điện tử qua bên thứ ba (nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử): Cổng thông tin của Tổng cục Thuế sẽ tự động phản hồi thông báo tiếp nhận hồ sơ theo Mẫu số 01/TB-TNĐT (thuộc Phụ lục IB, ban hành kèm theo Nghị định).
Trong vòng 1 ngày làm việc, Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo chấp thuận hoặc từ chối bằng văn bản điện tử. Kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận từ Cơ quan Thuế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải dừng sử dụng hệ thống chứng từ điện tử theo quy định cũ và tiến hành lập thủ tục hủy bỏ các phôi chứng từ giấy còn tồn kho theo quy định pháp luật.
Bước 2: Khởi tạo và phát hành trên phần mềm
Sau khi được chấp thuận, kế toán tiến hành cấu hình dải ký hiệu, số sê-ri trên phần mềm chuyên dụng. Khi có phát sinh giao dịch, người dùng nhập đầy đủ thông tin người nộp, chọn đúng loại phí và tiến hành ký số phát hành. Biên lai gốc dạng file XML và bản thể hiện (PDF) sẽ được gửi cho người nộp qua email hoặc liên kết tra cứu.
Bước 3: Truyền dữ liệu và báo cáo định kỳ
Toàn bộ dữ liệu biên lai điện tử đã phát hành phải được truyền về hệ thống của Cơ quan Thuế theo định dạng quy định. Đồng thời, hàng quý, đơn vị phải lập và gửi Báo cáo tình hình sử dụng biên lai (Mẫu BC26/BLG) để cơ quan quản lý thực hiện đối chiếu chéo hệ thống.
4. Quy trình huỷ bỏ và lập biên lai điện tử mới thay thế chuẩn nghiệp vụ
Tại khoản 1 Điều 39 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp sai sót mà bạn cần xử lý huỷ theo đúng nghiệp vụ như sau:
- Biên lai đặt in gặp lỗi như in sai thông tin, in trùng hoặc in dư số lượng cần được thực hiện tiêu hủy trước thời điểm thanh lý hợp đồng in biên lai thu phí, lệ phí.
- Đối với các biên lai đã lập thuộc đơn vị kế toán, việc tiêu hủy phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về kế toán hiện hành.
- Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí không còn nhu cầu tiếp tục sử dụng biên lai thì phải thực hiện thủ tục tiêu hủy theo quy định.
- Những biên lai chưa sử dụng nhưng đang được cơ quan chức năng lưu giữ làm vật chứng trong các vụ án sẽ không thực hiện tiêu hủy mà được xử lý theo quy định pháp luật liên quan.
Khi phát hiện sai sót, bạn cần thực hiện xử lý theo đúng quy trình nghiệp vụ sau:
– Trường hợp biên lai đã ký số nhưng chưa gửi cho người nộp: Tổ chức thực hiện hủy bỏ biên lai điện tử đã lập sai trên phần mềm. Sau đó, lập lại biên lai mới đúng thông tin để ký số và gửi cho khách hàng.
– Trường hợp biên lai đã gửi cho người nộp mới phát hiện sai sót:
- Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận (bằng giấy hoặc điện tử) ghi rõ nội dung sai sót và nguyên nhân.
- Bước 2: Tổ chức thu phí thực hiện lệnh hủy bỏ biên lai lỗi trên hệ thống phần mềm.
- Bước 3: Khởi tạo và lập biên lai điện tử mới thay thế. Trên biên lai mới này bắt buộc phải hiển thị dòng chữ: “Thay thế cho biên lai ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Sau đó ký số và giao lại tệp tin chuẩn cho người nộp.
Hiểu đúng quy trình lập và quản lý biên lai điện tử sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác thu phí, lưu trữ và tra cứu dữ liệu.
Tham khảo thêm: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử: Quy định và cách khởi tạo
