Khách lẻ không lấy hóa đơn thì doanh nghiệp có phải xuất không, và xuất thế nào cho đúng quy định mới? Bài viết này sẽ hướng dẫn nhanh checklist các bước lập hóa đơn bán lẻ không có thông tin người mua và những lưu ý quan trọng khi quyết toán thuế. Cùng xem ngay!
1. Khách hàng không lấy hóa đơn bán lẻ thì doanh nghiệp có phải xuất không?
Căn cứ vào khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc bắt buộc là: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua.
Quy định này áp dụng cho mọi trường hợp, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng lớn hay nhỏ, và không phụ thuộc vào việc người mua có lấy hóa đơn hay không. Do đó, ngay cả khi khách lẻ từ chối nhận, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải xuất hóa đơn để ghi nhận doanh thu và kê khai thuế đúng thực tế.
Nếu doanh nghiệp có hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách lẻ, khi bị cơ quan Thuế thanh tra phát hiện sẽ bị khép vào lỗi trốn thuế hoặc sai phạm về thời điểm lập hóa đơn. Mức xử phạt hành chính có thể dao động từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ đối với hành vi không lập hóa đơn, hoặc phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn đối với hành vi gian lận doanh thu.
2. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn bán lẻ cho khách hàng không lấy hóa đơn
Khi lập hóa đơn điện tử cho đối tượng khách hàng cá nhân nhỏ lẻ không lấy chứng từ, điểm khó khăn nhất của kế toán là không có đầy đủ thông tin định danh của người mua. Theo hướng dẫn tại Điểm c Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kế toán sẽ xử lý điền các tiêu chí trên hóa đơn bán lẻ này như sau:
- Thông tin người mua hàng (Tên, Địa chỉ, Mã số thuế): Bỏ trống hoặc hệ thống sẽ tự động hiển thị dòng chữ: “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Khách hàng không cung cấp thông tin”.
- Tên người nộp thuế: Ghi rõ “Khách hàng lẻ không lấy hóa đơn”.
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Ghi đầy đủ, chính xác tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và tiền thuế tương tự như một tờ hóa đơn thông thường.
- Hình thức thanh toán: Điền “TM/CK” (Tiền mặt hoặc Chuyển khoản) tùy theo thực tế giao dịch.
Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên, kế toán thực hiện ký số và gửi dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của cơ quan Thuế để được cấp mã (nếu thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn có mã) rồi lưu trữ lại trên hệ thống của doanh nghiệp.
3. Có được gom nhiều đơn hàng lẻ không lấy hóa đơn để xuất chung 1 tờ không?
Đây là câu hỏi được rất nhiều kế toán quan tâm nhằm giảm bớt thời gian nhập liệu và tiết kiệm chi phí mua gói hóa đơn.
Theo quy định cũ trước đây (Thông tư 39/2014/TT-BTC), với các đơn hàng có giá trị dưới 200.000 VNĐ và khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán được phép lập bảng kê và gom lại để xuất chung 1 tờ hóa đơn tổng vào cuối ngày.
Tuy nhiên, kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC chính thức có hiệu lực, quy định này đã bãi bỏ. Hiện nay, quy định về quản lý hóa đơn bán lẻ được siết chặt như sau:
- Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh giao dịch, bất kể giá trị đơn hàng là bao nhiêu (dù chỉ vài nghìn đồng) và bất kể khách hàng có lấy hay không. Việc gộp nhiều đơn hàng lẻ của nhiều khách hàng khác nhau vào một tờ hóa đơn cuối ngày là không đúng quy định pháp luật.
- Trường hợp ngoại lệ: Chỉ có một số mô hình kinh doanh đặc thù quy định tại Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123 (như kinh doanh bán lẻ xăng dầu, các cơ sở y tế bán lẻ thuốc, siêu thị, trung tâm thương mại kinh doanh ăn uống…) mới được phép lập bảng kê tổng hợp và xuất hóa đơn vào cuối ngày cho các khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn.
4. Những lưu ý quan trọng đối với hóa đơn bán lẻ không có thông tin người mua
Để quy trình quyết toán thuế diễn ra thuận lợi và không bị cơ quan Thuế nghi vấn trục lợi, doanh nghiệp cần nằm lòng các lưu ý sau:
- Luôn đính kèm chứng từ nội bộ: Mặc dù hóa đơn không có tên người mua, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ đầy đủ các chứng từ đi kèm như: phiếu xuất kho, phiếu thu tiền mặt, hóa đơn bán hàng từ máy tính tiền hoặc sao kê tài khoản ngân hàng nhận tiền. Điều này giúp chứng minh giao dịch có thật, tránh rủi ro bị nghi ngờ xuất hóa đơn khống.
- Kiểm soát tỷ lệ hóa đơn không thông tin: Nếu doanh nghiệp của bạn có tỷ lệ hóa đơn “Khách hàng không lấy” chiếm số lượng quá lớn so với tổng doanh thu, cơ quan Thuế có thể đưa doanh nghiệp vào danh sách rủi ro để kiểm tra, thanh tra trực tiếp nhằm xác minh xem doanh nghiệp có đang giấu thông tin người mua để trốn thuế thu nhập hay không.
- Đầu tư công cụ tự động hóa: Đối với các đơn vị bán lẻ có tần suất giao dịch lớn, kế toán nên ứng dụng phần mềm bán hàng tích hợp giải pháp hóa đơn điện tử có tính năng tự động xuất hóa đơn khi đơn hàng hoàn thành thành công để tránh tình trạng bỏ sót đơn hoặc quá tải nhập liệu.
Việc xuất hóa đơn bán lẻ cho khách hàng không lấy hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp nhằm minh bạch hóa doanh thu và tuân thủ pháp luật Thuế. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ các nguyên tắc điền thông tin và quy định về thời điểm xuất hóa đơn theo đúng Nghị định 123 để áp dụng hiệu quả vào công tác kế toán của đơn vị mình!
