Bước sang năm 2026, hình thức chứng từ giấy đã hoàn toàn bị khai tử, buộc 100% doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hệ thống điện tử. Bài viết dưới đây sẽ cập nhật chi tiết quy định mới nhất về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo luật hiện hành.
1. Quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Luật mới
1.1 Thời điểm bắt buộc áp dụng chứng từ điện tử
Kể từ ngày 01/06/2025, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành, toàn bộ các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN cần tuân thủ quy định mới về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng siết chặt quy định về thời điểm lập chứng từ. Cụ thể, tổ chức chi trả thu nhập phải thực hiện lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử ngay tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN (tức là thời điểm tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người lao động trước khi thực hiện chi trả tiền lương, tiền công).
Điều 31:
1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
2. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Ngoài ra, theo hướng dẫn tại Công văn 2386/CT-CS năm 2025 của cơ quan Thuế, doanh nghiệp khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cần thực hiện đăng ký sử dụng thông qua:
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy thác.
1.2 Đối tượng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử
Đối tượng bắt buộc phải áp dụng hình thức chứng từ điện tử bao gồm tất cả các tổ chức, cá nhân chi trả các khoản thu nhập có khấu trừ thuế TNCN của người nhận. Cụ thể:
- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cơ quan hành chính sự nghiệp có sử dụng lao động.
- Các tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam có chi trả thu nhập chịu thuế TNCN.
- Các cá nhân kinh doanh, văn phòng đại diện có phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế tại nguồn đối với lao động vãng lai hoặc nhân sự nội bộ.
1.3 Điều kiện để khởi tạo chứng từ khấu trừ điện tử
Để có thể bấm máy phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử hợp pháp ra bên ngoài, tổ chức chi trả thu nhập cần phải đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện hạ tầng kỹ thuật cốt lõi sau:
- Hạ tầng công nghệ thông tin: Có hệ thống máy tính, đường truyền Internet ổn định để thao tác lập và truyền nhận dữ liệu.
- Chữ ký số hợp pháp: Có chứng thư số (USB Token hoặc chữ ký số Cloud/HSM) còn hiệu lực tại thời điểm ký chứng từ nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ dữ liệu.
- Phần mềm giải pháp: Sử dụng phần mềm khởi tạo chứng từ điện tử đáp ứng đúng chuẩn định dạng dữ liệu đầu ra (file XML) theo cấu trúc quy định của Tổng cục Thuế.
1.4 Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng chứng từ điện tử
Theo hướng dẫn đồng bộ tại Công văn số 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế, việc quản lý và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt theo các nguyên tắc cốt lõi sau:
– Nguyên tắc tự lập và tự chịu trách nhiệm: Doanh nghiệp không cần phải lên cơ quan Thuế để mua quyển chứng từ như trước. Tổ chức trả thu nhập tự chủ động xây dựng hệ thống phần mềm (hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp), tự cấu hình ký hiệu, số series và ký số phát hành. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác và an toàn của dữ liệu đã ký.
– Nguyên tắc lập theo từng lần hoặc gộp theo kỳ ( Công văn 4252/TCT-DNNCN):
- Đối với lao động không ký hợp đồng (hoặc hợp đồng dưới 3 tháng): Doanh nghiệp phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người lao động cho từng lần khấu trừ thuế, hoặc có thể lập một chứng từ khấu trừ gộp cho nhiều lần khấu trừ thuế trong cùng một năm tài chính (nếu người lao động có yêu cầu).
- Đối với lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: Doanh nghiệp chỉ lập duy nhất một chứng từ khấu trừ trong một kỳ quyết toán thuế đối với các khoản thu nhập phát sinh trong kỳ đó.
– Nguyên tắc không trùng lặp: Một khoản thu nhập đã bị khấu trừ thuế chỉ được cấp duy nhất một chứng từ điện tử tương ứng. Trường hợp chứng từ đã gửi cho người lao động bị mất, hỏng hoặc phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải thực hiện quy trình hủy bỏ/điều chỉnh và cấp chứng từ mới thay thế theo đúng cấu trúc mã định danh của hệ thống Thuế, tuyệt đối không được phát hành lại một chứng từ khác có số thứ tự mới cho cùng một dòng dữ liệu cũ.
– Nguyên tắc truyền dữ liệu về Cơ quan Thuế: Sau khi ký số phát hành và giao cho người lao động, toàn bộ dữ liệu file gốc XML của chứng từ bắt buộc phải được tổng hợp và truyền về hệ thống lưu trữ của Tổng cục Thuế theo đúng định dạng dữ liệu quy định, phục vụ cho việc đối chiếu chéo khi cá nhân tự đi quyết toán thuế.
1.5 Nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế
Một mẫu chứng từ khấu trừ thuế được xem là hợp lệ pháp lý khi hiển thị đầy đủ các trường thông tin chuẩn hóa sau:
- Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu số series và số chứng từ tự động.
- Thông tin bên giao (Tổ chức trả thu nhập): Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế (MST) của đơn vị.
- Thông tin bên nhận (Người nộp thuế): Họ tên, MST (hoặc số giấy tờ định danh cá nhân), quốc tịch của người lao động.
- Dữ liệu thuế: Khoản thu nhập chịu thuế, thời điểm chi trả, thuế suất áp dụng (10% hoặc 20%) và tổng số tiền thuế TNCN thực tế đã khấu trừ tại nguồn.
- Chữ ký số hợp lệ của đại diện hợp pháp phía tổ chức chi trả thu nhập.
2. Khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ thuế TNCN?
2.1 Cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng
Đối với những nhóm nhân sự thử việc, lao động thời vụ hoặc cộng tác viên ký kết hợp đồng lao động dưới 03 tháng có tổng mức chi trả thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên: Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo mức 10% trên thu nhập (trừ trường hợp làm cam kết thu nhập chưa đến mức chịu thuế). Khi khấu trừ tiền thuế của họ, doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ để họ làm căn cứ quyết toán hoặc hoàn thuế sau này.
2.2 Cá nhân không ký hợp đồng lao động
Nhóm đối tượng bao gồm các chuyên gia, diễn giả, cộng tác viên tự do (Freelancer) hoặc cá nhân vãng lai nhận các khoản tiền thù lao, tiền công, tiền chi môi giới… mà không ký kết hợp đồng lao động.
Tương tự như trên, cứ mỗi lần chi trả từ 2.000.000 đồng trở lên và bị giữ lại 10% tiền thuế, doanh nghiệp phải phát hành chứng từ khấu trừ thuế cho từng lần khấu trừ, hoặc cấp dồn 1 chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một năm tài chính.
2.3 Người lao động yêu cầu cấp chứng từ
Doanh nghiệp có trách nhiệm hỗ trợ và cấp chứng từ kịp thời ngay khi người lao động có yêu cầu. Thông thường, nhu cầu này phát sinh mạnh mẽ vào thời điểm đầu năm (quý 1 và quý 2), khi các cá nhân tự đi làm thủ tục quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan Thuế để xin hoàn lại số thuế nộp thừa hoặc nộp bù thêm thuế.
2.4 Trường hợp không cần cấp chứng từ
Doanh nghiệp không được phép cấp chứng từ khấu trừ thuế trong trường hợp người lao động đã làm làm giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN thay cho doanh nghiệp (áp dụng với nhân sự ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên và làm việc ổn định tại đơn vị đến cuối năm).
Bởi vì trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ là đơn vị thay mặt người lao động thực hiện nghĩa vụ tổng hợp và nộp tờ khai lên cơ quan Thuế, cá nhân đó sẽ nhận Bản kê chi tiết thu nhập thay vì chứng từ khấu trừ lẻ.
Tuân thủ các quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế điện tử là trách nhiệm bắt buộc của mọi doanh nghiệp trong năm 2026. Hãy chủ động rà soát đối tượng và áp dụng đúng các nguyên tắc lập của Tổng cục Thuế để mùa quyết toán diễn ra an toàn, đúng luật!
Xem thêm: Cách tra cứu mã số thuế cá nhân bằng số định danh/CCCD mới nhất
