Theo thống kế từ ngành kế toán, hơn 30% doanh nghiệp nhỏ từng nhầm lẫn giữa hoá đơn bán hàng và hoá đơn GTGT trong quá trình kê khai thuế. Sự nhầm lẫn này không chỉ gây sai sót sổ sách mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và nghĩa vụ thuế.
Vậy hoá đơn bán hàng khác gì hóa đơn GTGT? Cùng tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây.
1. Hoá đơn bán hàng là gì?
Hoá đơn bán hàng (HĐBH) là loại hoá đơn được sử dụng bởi tổ chức, cá nhân kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp. Loại hoá đơn này không thể hiện thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng.
Bạn phải sử dụng HĐBH khi:
- Không đăng ký phương pháp khấu trừ thuế.
- Doanh thu nhỏ hoặc chưa đủ điều kiện kế toán.
- Bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng.
2. Hoá đơn GTGT là gì?
Hoá đơn GTGT (giá trị gia tăng) là loại hoá đơn dành cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Trên hoá đơn sẽ thể hiện rõ:
- Giá chưa thuế
- Thuế suất GTGT
- Tiền thuế GTGT
Một hóa đơn GTGT hợp lệ có thể được nhận biết thông qua một số đặc điểm quan trọng. Trước hết, trên hóa đơn luôn thể hiện dòng thuế suất rõ ràng (thường là 5%, 8% hoặc 10%) áp dụng cho từng loại hàng hóa, dịch vụ. Bên cạnh đó, phần tiền thuế GTGT được tách riêng khỏi giá trị hàng hóa, giúp doanh nghiệp dễ dàng kê khai và khấu trừ thuế. Ngoài ra, hóa đơn còn phải đảm bảo thông tin người bán và người mua đầy đủ, chính xác, bao gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ theo đúng quy định pháp luật.
Để được phép sử dụng hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định. Cụ thể, doanh nghiệp phải đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ thuế với cơ quan thuế. Đồng thời, cần có hệ thống kế toán, sổ sách và chứng từ đầy đủ nhằm đảm bảo việc ghi nhận và kê khai thuế chính xác. Cuối cùng, doanh nghiệp phải tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, bao gồm việc phát hành, lưu trữ và sử dụng hóa đơn theo đúng chuẩn hiện hành.
3. Phân biệt hoá đơn bán hàng và hoá đơn GTGT
Bảng so sánh chi tiết 2 loại hoá đơn
| Tiêu chí | Hoá đơn bán hàng | Hoá đơn GTGT |
| Khái niệm | Là hóa đơn dùng cho tổ chức, cá nhân kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp | Là hóa đơn dùng cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ |
| Thuế GTGT | Không thể hiện thuế suất và tiền thuế GTGT | Có dòng thuế suất ( 5%, 8%, 10%) và tiền thuế riêng |
| Giá trên hoá đơn | Giá thanh toán đã bao gồm thuế | Giá chưa thuế + thuế GTGT tách riêng |
| Khả năng khấu trừ thuế | Không được khấu trừ thuế đầu | Được khấu trừ thuế đầu vào |
| Phương pháp tính thuế | Trực tiếp trên doanh thu | Khấu trừ ( đầu vào – đầu ra) |
| Tính minh bạch chi phí | Thấp hơn ( không tách thuế) | Cao ( tách rõ giá trị và thuế) |
| Ứng dụng thực tế | Bán lẻ, dịch vụ nhỏ, khách hàng cá nhân | Giao dịch B2B, hợp đồng lớn, doanh nghiệp |
| Ảnh hưởng đến chi phí doanh nghiệp | Có thể làm tăng chi phí thực tế do không khấu trừ thuế | Giúp tối ưu chi phí nhờ khấu trừ thuế |
4. Có thể chuyển từ hoá đơn bán hàng sang GTGT không?
Để được sử dụng hóa đơn GTGT, doanh nghiệp không chỉ đơn giản là đăng ký mà cần đáp ứng đồng thời nhiều điều kiện về pháp lý, kế toán và vận hành. Cụ thể như sau:
4.1 Đăng ký phương pháp khấu trừ với cơ quan thuế
Đây là điều kiện bắt buộc đầu tiên.
Doanh nghiệp cần nộp mẫu đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ (mẫu 06/GTGT) tới cơ quan thuế quản lý. Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ và xem xét điều kiện thực tế của doanh nghiệp.
Và chỉ khi được chấp thuận, doanh nghiệp mới được phép sử dụng hoá đơn GTGT.
Lưu ý: Nếu chưa đăng ký hoặc chưa được duyệt mà vẫn xuất hoá đơn GTGT, doanh nghiệp có thể bị xử phạt.
4.2 Có doanh thu và quy mô phù hợp
Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. Khi đó, doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn GTGT thay vì hoá đơn bán hàng.
Trong trường hợp doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm, doanh nghiệp vẫn có thể tự nguyện đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ. Tuy nhiên, cần đáp ứng điều kiện về hệ thống kế toán, hóa đơn và chứng từ đầy đủ theo quy định.
4.3 Sử dụng hoá đơn điện tử đúng quy định
Để sử dụng hóa đơn GTGT điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo đúng quy trình. Đồng thời, doanh nghiệp phải lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử hợp lệ, đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và được cơ quan thuế chấp nhận.
Trong quá trình sử dụng, cần đảm bảo có chữ ký số hợp pháp để ký phát hành hóa đơn và thực hiện lưu trữ dữ liệu hóa đơn đúng quy định, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng tra cứu khi cần thiết. Ngoài ra, toàn bộ hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử phải tuân thủ đầy đủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa hoá đơn bán hàng và hóa đơn GTGT. Để quản lý tốt hơn, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử, thuế GTGT và quy trình kê khai thuế, từ đó xây dựng hệ thống kế toán vững chắc cho doanh nghiệp.
