Từ ngày 01/07/2026, nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử bắt đầu được áp dụng, yêu cầu doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hơn về thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn, dữ liệu người mua và các trường hợp phát sinh đặc thù.
Bài viết này sẽ tổng hợp những điểm mới quan trọng về xuất hóa đơn điện tử để doanh nghiệp dễ nắm bắt, hạn chế sai sót và chủ động điều chỉnh quy trình vận hành phù hợp.
1. Xuất hóa đơn điện tử đối với hàng tiêu dùng nội bộ từ 01/07/2026
1.1 Doanh nghiệp xuất hàng dùng nội bộ có cần lập hóa đơn điện tử?
Từ ngày 01/07/2026, khi doanh nghiệp đưa hàng hóa hoặc dịch vụ vào mục đích tiêu dùng nội bộ, nghiệp vụ này vẫn cần được xem xét lập hóa đơn điện tử theo quy định mới. Điều này có nghĩa là hóa đơn điện tử không chỉ áp dụng cho các giao dịch bán hàng thu tiền từ khách hàng, mà còn có thể phát sinh trong các trường hợp doanh nghiệp xuất hàng để sử dụng cho hoạt động nội bộ.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm soát hóa đơn ở khâu bán hàng ra bên ngoài. Các trường hợp xuất kho, điều chuyển hoặc sử dụng hàng hóa cho nội bộ cũng cần được kế toán rà soát để tránh bỏ sót hóa đơn cần lập.
1.2 Các nghiệp vụ xuất hàng không thu tiền cũng cần được rà soát
Bên cạnh hàng hóa dùng cho tiêu dùng nội bộ, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các trường hợp xuất hàng hóa, dịch vụ không thu tiền trực tiếp nhưng vẫn có thể liên quan đến nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử. Có thể kể đến các nghiệp vụ như hàng khuyến mại, hàng quảng cáo, hàng mẫu, hàng cho, biếu, tặng, hàng dùng để trao đổi, trả thay lương cho người lao động hoặc xuất hàng dưới hình thức cho vay, cho mượn.
Những nghiệp vụ này thường dễ bị bỏ sót vì không phát sinh doanh thu bán hàng thông thường. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý hóa đơn, doanh nghiệp nên xây dựng danh sách các tình huống xuất hàng đặc biệt để kế toán kiểm tra trước khi ghi nhận và phát hành hóa đơn.
1.3 Khi xuất hóa đơn điện tử cho hàng dùng nội bộ cần kiểm tra những thông tin nào?
Khi lập hóa đơn điện tử cho hàng hóa dùng trong nội bộ, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên hóa đơn phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ phát sinh. Các nội dung quan trọng cần kiểm tra gồm thông tin người bán, thông tin người mua nếu có, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số.
Riêng với hàng tiêu dùng nội bộ, doanh nghiệp nên chú ý thêm phần mô tả hàng hóa, mục đích xuất dùng và dữ liệu đối chiếu với kho hoặc kế toán nội bộ. Việc ghi nhận rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp dễ tra cứu, đối soát và giải trình khi cần.
1.4 Nhóm nào được hỗ trợ sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí?
Theo quy định mới, một số nhóm đối tượng có thể được hỗ trợ sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí trong 12 tháng kể từ thời điểm bắt đầu sử dụng. Nhóm này thường bao gồm doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
Với các đơn vị không thuộc nhóm được hỗ trợ miễn phí, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ thực hiện thông qua hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra mình thuộc nhóm nào để lựa chọn phương án sử dụng hóa đơn phù hợp.
1.5 Doanh nghiệp nên kiểm soát hàng tiêu dùng nội bộ ra sao để tránh bỏ sót hóa đơn?
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên đưa nghiệp vụ tiêu dùng nội bộ vào quy trình kiểm soát hóa đơn hằng ngày hoặc hằng kỳ. Khi có phát sinh xuất hàng cho nội bộ, bộ phận kho, kế toán và vận hành cần phối hợp để xác định rõ loại hàng hóa, số lượng, mục đích sử dụng, thời điểm phát sinh và chứng từ liên quan.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên thiết lập danh mục hàng hóa cố định, phân loại các nghiệp vụ xuất hàng đặc biệt và có bước kiểm tra trước khi phát hành hóa đơn điện tử. Cách làm này giúp giảm tình trạng quên lập hóa đơn, ghi sai thông tin hoặc khó đối chiếu giữa dữ liệu kho, kế toán và hóa đơn về sau.
2. Quy định xuất hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài
2.1 Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài
Từ ngày 01/07/2026, khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Quy định này áp dụng không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa. Vì vậy, nếu dịch vụ đã hoàn tất, doanh nghiệp cần xem xét lập hóa đơn đúng thời điểm, không nên chờ đến khi khách hàng nước ngoài thanh toán mới phát hành hóa đơn.
2.2 Thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì xuất hóa đơn điện tử khi nào?
Trường hợp doanh nghiệp thu tiền trước hoặc thu tiền trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm thu tiền. Tuy nhiên, cần phân biệt với khoản tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Khoản đặt cọc này không được xem là trường hợp phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền.
2.3 Bàn giao dịch vụ theo từng giai đoạn có cần lập hóa đơn điện tử nhiều lần không?
Nếu hợp đồng dịch vụ được thực hiện theo từng giai đoạn, từng hạng mục hoặc có nhiều lần bàn giao, doanh nghiệp không nên đợi đến khi toàn bộ hợp đồng kết thúc mới lập hóa đơn một lần. Với mỗi phần dịch vụ đã được bàn giao, doanh nghiệp cần lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị đã hoàn thành. Cách làm này giúp dữ liệu hóa đơn phản ánh đúng tiến độ cung cấp dịch vụ và hạn chế rủi ro sai thời điểm lập hóa đơn.
2.4 Thông tin người mua nước ngoài trên hóa đơn điện tử có thể ghi như thế nào?
Khi người mua là người nước ngoài cung cấp thông tin để lập hóa đơn, doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin về số hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch để thay thế cho địa chỉ hoặc số định danh cá nhân. Trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ hoặc số định danh cá nhân, hóa đơn có thể thể hiện nội dung bán cho người tiêu dùng theo quy định.
Với nhóm khách hàng nước ngoài, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn, đặc biệt là tên khách hàng, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh nếu khách có cung cấp. Điều này giúp hóa đơn rõ ràng hơn và thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu sau này.
2.5 Nội dung cần kiểm tra trên hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ cho người nước ngoài
Khi lập hóa đơn điện tử cho dịch vụ cung cấp cho người nước ngoài, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo các thông tin bắt buộc trên hóa đơn như tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người bán, thông tin người mua nếu có, tên dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán, thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số và mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn điện tử có mã.
Doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý đến phần mô tả dịch vụ, giá trị dịch vụ, thời điểm hoàn thành dịch vụ và thông tin người mua nước ngoài. Đây là các dữ liệu dễ phát sinh sai sót nếu nhập thủ công hoặc nếu hợp đồng có nhiều giai đoạn nghiệm thu khác nhau.
Từ 01/07/2026, doanh nghiệp cần chú ý hơn đến việc xuất hóa đơn điện tử đúng thời điểm, đúng nội dung và đúng dữ liệu. Việc cập nhật sớm quy định mới sẽ giúp hạn chế sai sót, giảm rủi ro bị xử phạt và quản lý hóa đơn hiệu quả hơn.
Tìm hiểu thêm: Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử thủ công tránh bị phạt thuế
