Theo Nghị định 123/2020, file XML mới là hoá đơn gốc có giá trị pháp lý, còn file PDF chỉ là bản thể hiện, nhưng không phải ai cũng biết cách mở và kiểm tra đúng cách.
Nếu bạn đang gặp lỗi khi đọc file XML, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z.
1. Hướng dẫn đọc file XML hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế theo Nghị định 123/2020
Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, cổng thông tin Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế trở thành công cụ chính thống và an toàn nhất giúp kế toán xác thực dữ liệu hóa đơn. Việc đọc file XML trực tiếp trên hệ thống này giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro ráo riết về hóa đơn giả mạo.
Để thực hiện tra cứu và đọc file dữ liệu gốc, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web Hệ thống hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ duy nhất: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Trên thanh menu chính, bạn tìm và nhấn chọn vào tab “Đọc hóa đơn XML” ( Nếu không thấy ngay trên màn hình, hãy nhấn vào biểu tượng mũi tên mở rộng ở góc phải).
Bước 3: Giao diện hệ thống hiện ra, bạn nhấn vào nút “Duyệt file” ( hoặc Choose File), tìm đến mục lưu trữ trên máy tính và chọn đúng file XML hoá đơn điện tử cần đọc, sau đó nhấn Open.
Bước 4: Hệ thống sẽ ngay lập tức giải mã tệp tin mã code và hiển thị trực quan toàn bộ nội dung bản thể hiện của hoá đơn (Bao gồm thông tin người bán, người mua, danh mục hàng hóa, tiền thuế và chữ ký số). Bạn có thể kiểm tra trực tiếp hoặc tải về file PDF để lưu trữ nội bộ.
2. Vì sao cần biết cách đọc file XML hóa đơn điện tử?
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường có thói quen chỉ lưu và sử dụng file PDF của hoá đơn điện tử. Tuy nhiên, XML mới là dữ liệu gốc được cơ quan Thuế sử dụng để đối chiếu và xác thực hóa đơn điện tử.
Biết cách đọc file XML giúp doanh nghiệp:
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
- Phát hiện hóa đơn giả hoặc sai dữ liệu.
- Đối chiếu thông tin với cơ quan Thuế.
- Hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.
- Đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ VAT đầu vào.
Ngoài ra, trong trường hợp hóa đơn xảy ra sai sót hoặc tranh chấp, file XML sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng để giải trình với cơ quan chức năng.
3. Cách mở file XML hóa đơn điện tử trên máy tính
Trong trường hợp bạn chỉ cần xem nhanh nội dung của hóa đơn mà không cần xác thực trạng thái hoạt động của doanh nghiệp trên cổng Tổng cục Thuế, hoặc trong điều kiện không có kết nối Internet ổn định, bạn có thể áp dụng 2 cách mở trực tiếp trên máy tính dưới đây.
3.1 Mở file XML bằng phần mềm hỗ trợ đọc iTaxViewer
Mặc dù công cụ trực tuyến của Tổng cục Thuế vô cùng tiện lợi, ứng dụng iTaxViewer (phần mềm hỗ trợ đọc hồ sơ thuế định dạng XML của Tổng cục Thuế) vẫn là trợ thủ đắc lực không thể thiếu của mọi kế toán viên:
- Bước 1: Tải phiên bản iTaxViewer mới nhất từ trang thuế và tiến hành cài đặt vào máy tính.
- Bước 2: Khởi động phần mềm iTaxViewer, vào menu Tệp hồ sơ -> Chọn Mở tệp hồ sơ.
- Bước 3: Trỏ đường dẫn đến file XML hóa đơn cần đọc và nhấn Open. Phần mềm sẽ dựng lại form hóa đơn chuẩn hóa để bạn dễ dàng rà soát số liệu.
Lưu ý: Phần mềm iTaxViewer chỉ hoạt động được trên hệ điều hành Windows.
3.2 Cách xem file XML bằng trình duyệt Microsoft Edge
Ngoài ra, nếu máy tính của bạn chưa kịp cài đặt bất kỳ ứng dụng chuyên dụng nào, bạn có thể tận dụng ngay trình duyệt web có sẵn như Microsoft Edge hoặc Google Chrome.
Bước 1: Tìm đến vị trí lưu file XML trên máy tính của bạn.
Bước 2: Click chuột phải vào file XML ➔ Chọn Open with (Mở bằng) ➔ Chọn Microsoft Edge (hoặc Google Chrome).
Bước 3: Trình duyệt sẽ đóng vai trò như một bộ lọc giúp hiển thị cấu trúc cây dữ liệu một cách gọn gàng, giúp bạn nhanh chóng kiểm tra các thẻ dữ liệu về tiền hàng, thuế suất hoặc mã số thuế mà không bị rối mắt bởi các đoạn mã nguồn thô.
4. Những lỗi thường gặp khi đọc file XML hóa đơn điện tử
Quá trình thao tác xử lý hóa đơn điện tử không tránh khỏi những lúc hệ thống báo lỗi không thể hiển thị nội dung. Hãy cùng điểm mặt 3 lỗi phổ biến nhất và phương án khắc phục ngay lập tức:
4.1 Lỗi hoá đơn không tồn tại khi đối chiếu trên cổng thông tin
Khi bạn tải file hoặc nhập thông tin tra cứu trên cổng Tổng cục Thuế, hệ thống báo trả về kết quả “Hóa đơn không tồn tại”.
Nguyên nhân: Lỗi này thường xuất hiện do phía bên bán hàng mới chỉ lập hóa đơn, ký số nhưng chưa truyền dữ liệu hóa đơn lên hệ thống Cơ quan Thuế; hoặc do bạn thao tác gõ thủ công thông tin tra cứu (Mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn) bị sai lệch.
Cách xử lý: Kiểm tra lại kỹ các ký tự nhập vào xem có khoảng trắng thừa hay không. Nếu thông tin hoàn toàn chính xác, hãy liên hệ ngay với bên bán để kiểm tra xem hóa đơn đã được gửi thành công đến Cơ quan Thuế hay chưa.
4.2 Hệ thống báo lỗi file XML không đúng định dạng của Tổng cục Thuế
Bạn thực hiện duyệt file XML lên hệ thống hoặc phần mềm đọc nhưng nhận được thông báo lỗi cấu trúc, file trống hoặc màn hình trắng xoá.
Nguyên nhân: Có thể bạn đã tải nhầm file XML bảng kê chi tiết đi kèm chứ không phải file hóa đơn gốc. Một nguyên nhân cực kỳ phổ biến khác là do thư mục hoặc tên tệp tin XML của bạn đang được đặt bằng tiếng Việt có dấu hoặc chứa các ký tự đặc biệt như @, #, $, %,… khiến hệ thống không thể giải mã đường dẫn.
Cách xử lý: Click chuột phải vào tệp tin ( hoặc thư mục chứa file), chọn Rename ( hoặc nhấn phím F2) để đổi tên file thành tiếng Việt không dấu, không chứa ký tự lạ ( ví dụ: hoadon_muavao_001.xml). Sau đó tiến hành thực hiện tải lại lên hệ thống.
4.3 Lỗi không thể xác thực chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Giao diện đọc hóa đơn hiển thị đầy đủ thông tin dòng hàng nhưng tại mục chữ ký số của người bán lại hiển thị cảnh báo đỏ hoặc báo chữ ký không hợp lệ.
Nguyên nhân: Chứng thư số (USB Token / Chữ ký số HSM) của bên bán đã hết hạn tại thời điểm lập hóa đơn, hoặc file XML này đã bị một ai đó mở ra bằng công cụ chỉnh sửa văn bản (như Notepad) và vô tình làm thay đổi cấu trúc mã hóa gốc khiến chuỗi mã xác thực bị sai lệch.
Cách xử lý: Yêu cầu phía nhà cung cấp (bên bán) gửi lại chính xác file XML gốc được xuất trực tiếp từ hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của họ, tuyệt đối không nhận các file đã qua chỉnh sửa trung gian.
Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trên đây, bạn đã nắm vững cách đọc file XML hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế một cách nhanh chóng và an toàn nhất, phục vụ hiệu quả cho công tác kế toán và quản lý chứng từ tại doanh nghiệp!
Xem thêm: Review Top 5 phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất cho SME
