Khi chuyển sang mô hình kê khai, phần lớn chủ hộ đều thắc mắc chi phí hợp lý của hộ kinh doanh kê khai là gì? tổng hợp các loại chi phí được trừ gồm những gì vì cho rằng gom càng nhiều hóa đơn đầu vào thì tiền thuế phải nộp càng giảm.
Tuy nhiên, cơ chế tính thuế của hộ kinh doanh có một điểm khác biệt cốt lõi so với doanh nghiệp mà nếu không hiểu đúng, bạn sẽ tốn rất nhiều công sức làm sổ sách vô ích. Cùng X Invoice khám phá ngay!
1. Bản chất chi phí hợp lý của hộ kinh doanh kê khai là gì?
Về mặt nghiệp vụ, chi phí hợp lý của hộ kinh doanh kê khai là tất cả các khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của hộ và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Theo chế độ kế toán ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kê khai bắt buộc phải mở Sổ theo dõi chi phí sản xuất, kinh doanh (Mẫu số S3-HKD). Tất cả các khoản chi hợp lý này phải được kế toán ghi chép, phân loại và tập hợp theo từng ngày, từng tháng vào cuốn sổ này để phục vụ công tác quản lý của Nhà nước.
2. Chi phí được trừ có làm giảm tiền thuế của hộ kê khai?
Đây là lỗi sai kiến thức kinh điển và phổ biến nhất mà rất nhiều chủ hộ và ngay cả các kế toán mới vào nghề đang lầm tưởng. Nhiều người nghĩ rằng giống như doanh nghiệp (Thuế TNDN tính bằng Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí), hộ kinh doanh cứ gom thật nhiều hóa đơn chi phí đầu vào thì sẽ hạ thấp được số thuế phải nộp.
Thực tế pháp luật quy định hoàn toàn khác: Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh kê khai nộp Thuế GTGT và Thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm cố định tính trực tiếp trên Doanh thu thực tế (doanh thu xuất hóa đơn đầu ra). Do đó, tổng các khoản chi phí được trừ cao hay thấp hoàn toàn không làm giảm một đồng tiền thuế nào của hộ kinh doanh.
Vậy tại sao hộ kê khai vẫn bắt buộc phải thu thập hóa đơn và làm sổ theo dõi chi phí?
- Đây là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của Thông tư 88. Nếu không có sổ chi phí hoặc không có chứng từ đầu vào, hộ sẽ bị xử phạt hành chính về vi phạm chế độ kế toán.
- Hóa đơn chi phí đầu vào là bằng chứng duy nhất bảo vệ hộ kinh doanh không bị cơ quan chức năng tịch thu hàng hóa (khép vào tội kinh doanh hàng lậu, hàng không rõ nguồn gốc).
- Nếu sổ chi phí đầu vào mập mờ, cơ quan Thuế có quyền nghi ngờ tính trung thực của doanh thu đầu ra và áp dụng biện pháp ấn định doanh thu tính thuế ở mức rất cao.
Có thể bạn cần biết: Quy định mới nhất về Thuế và Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh năm 2026
3. Tổng hợp các loại chi phí được trừ của hộ kinh doanh kê khai chuẩn Thông tư 88
Dựa trên cấu trúc chuẩn của Sổ kế toán S3-HKD, các loại chi phí được trừ của hộ kinh doanh kê khai được phân bổ chính xác vào 5 nhóm danh mục sau:
3.1 Chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và hàng hóa đầu vào
Đây thường là nhóm chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất, bao gồm số tiền mua nguyên liệu phục vụ sản xuất, mua hàng hóa để bán lại, hoặc mua các công cụ dụng cụ (bàn ghế, máy tính quầy thu ngân…). Tất cả đều phải có hóa đơn điện tử đầu vào hoặc bảng kê thu mua hàng nông – lâm – thủy sản hợp pháp của người dân tự làm ra nếu mua trực tiếp.
3.2 Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ kinh doanh
Các tài sản có giá trị lớn (như ô tô giao hàng, hệ thống máy móc nhà xưởng, tủ đông công nghiệp…) phục vụ trực tiếp cho hộ kinh doanh sẽ được trích khấu hao định kỳ theo quy định pháp luật và ghi nhận vào sổ chi phí.
3.3 Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi cho người lao động
Bao gồm tiền lương hàng tháng, tiền thưởng, và các khoản đóng bảo hiểm (nếu có) cho nhân viên phục vụ tại cửa hàng, nhà xưởng. Khoản chi này phải đi kèm hợp đồng lao động và bảng chấm công, bảng thanh toán lương có chữ ký đầy đủ.
3.4 Chi phí thuê mặt bằng, điện, nước và dịch vụ mua ngoài
Số tiền trả hàng tháng cho đối tác thuê địa điểm kinh doanh, hóa đơn tiền điện, tiền nước, internet, chi phí thuê đơn vị vận chuyển ship hàng,… Các hóa đơn dịch vụ này tốt nhất nên được đăng ký đổi thông tin về đúng tên và Mã số thuế của hộ kinh doanh.
3.5 Các khoản chi phí quản lý và chi phí tài chính hợp lý khác
Bao gồm tiền lãi vay ngân hàng (với điều kiện khoản vay đó chứng minh được dùng để bổ sung vốn lưu động hoặc đầu tư cho chính hộ kinh doanh), phí chuyển tiền ngân hàng, phí mua phần mềm, văn phòng phẩm…
4. Điều kiện để một khoản chi được công nhận là chi phí hợp lý của hộ kinh doanh
Để một khoản chi thực tế tại cửa hàng không bị cơ quan Thuế loại ra khỏi sổ sách khi kiểm tra, chủ hộ phải đảm bảo đáp ứng đồng thời 3 điều kiện sau:
- Khoản chi phải phục vụ trực tiếp và đem lại giá trị cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính hộ đó (Các khoản chi tiêu cá nhân, gia đình của chủ hộ tuyệt đối không được đưa vào).
- Phải có đầy đủ hóa đơn điện tử (đối với hàng hóa, dịch vụ mua của các đơn vị đóng thuế) hoặc chứng từ thanh toán, bảng kê chứng từ hợp lệ theo đúng quy chuẩn của Bộ Tài chính.
- Khoản chi phải được phản ánh trung thực, kịp thời vào hệ thống sổ sách kế toán Thông tư 88 ngay tại kỳ phát sinh dòng tiền.
Quản lý chi phí hợp lý chuẩn chỉnh theo Thông tư 88 không khó nếu chủ hộ nắm vững 5 nhóm danh mục được trừ và điều kiện đi kèm của pháp luật.
Đối với hộ kinh doanh mới chuyển sang phương pháp kê khai, việc cân đối các khoản chi cho chữ ký số và phần mềm là rất quan trọng. Để không bị mua hớ, hãy đọc ngay cẩm nang: Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử cho Hộ kinh doanh gồm những gì? Làm sao để tối ưu?
