Cấu hình hệ thống chuẩn xác ngay từ đầu là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành thông suốt và tránh các lỗi dải ký hiệu với cơ quan Thuế. Chỉ với 7 bước cấu hình hóa đơn điện tử Nghị định 70/2025 ai cũng làm được dưới đây, bạn hoàn toàn có thể tự làm chủ công nghệ và kích hoạt hệ thống phát hành hóa đơn thành công trong vài tích tắc.
Xem ngay cẩm nang hướng dẫn chi tiết dưới đây!
1. Hướng dẫn quy trình 7 bước cấu hình hóa đơn điện tử Nghị định 70/2025 chi tiết
Quy trình thiết lập hệ thống tuân thủ chặt chẽ theo luồng xử lý dữ liệu của Tổng cục Thuế, được tối ưu hóa thành 7 thao tác đơn giản:
1.1 Bước 1: Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật và chữ ký số hợp pháp
Trước khi cài đặt phần mềm, bạn cần chuẩn bị môi trường kỹ thuật số:
- Đảm bảo thiết bị máy tính hoặc máy POS có kết nối mạng Internet ổn định.
- Kiểm tra thời hạn và tính hợp lệ của chữ ký số (USB Token hoặc chữ ký số từ xa – Remote Signing). Chữ ký số phải được đăng ký chính chủ theo Mã số thuế (MST) của đơn vị.
1.2 Bước 2: Lựa chọn và đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử chuẩn kết nối
Doanh nghiệp tiến hành lựa chọn một đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế thẩm định, cấp phép và công nhận đủ điều kiện nhận – truyền – lưu trữ dữ liệu. Sau khi được cấp tài khoản chính thức, bạn thực hiện đăng nhập vào hệ thống quản trị trên trình duyệt máy tính hoặc ứng dụng di động để bắt đầu thiết lập thông tin ban đầu cho đơn vị.
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm X Invoice thuộc hệ sinh thái Casso, bạn chỉ cần mở ứng dụng hoặc truy cập đường link quản trị dành riêng cho doanh nghiệp, nhập thông tin tài khoản được kích hoạt để tiến hành kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế. Giao diện trực quan tại đây sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi toàn bộ trạng thái tờ khai đăng ký ở các bước tiếp theo.
1.3 Bước 3: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT)
Tại giao diện phần mềm, kế toán chọn mục Đăng ký phát hành và điền thông tin vào Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT:
- Điền chính xác: Tên người nộp thuế, MST, Địa chỉ, Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Tích chọn đúng hình thức: Hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan Thuế (hoặc Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dựa trên đặc thù ngành nghề).
1.4 Bước 4: Ký số và gửi tờ khai lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Sau khi kiểm tra toàn bộ thông tin trên Mẫu số 01, kế toán cắm USB Token (hoặc quét mã xác thực chữ ký số từ xa) để tiến hành Ký số. Ngay sau khi ký thành công, nhấn lệnh “Gửi tờ khai” để hệ thống tự động truyền file XML trực tiếp lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
1.5 Bước 5: Tiếp nhận và kiểm tra thông báo chấp thuận từ Cơ quan Thuế
Cơ quan Thuế sẽ gửi phản hồi qua email đăng ký của doanh nghiệp theo hai chặng:
- Thông báo bước 1 (Trong vòng 15 phút): Mẫu số 01/TB-TNDT về việc tiếp nhận/không tiếp nhận tờ khai đăng ký.
- Thông báo bước 2 (Trong vòng 1 ngày làm việc): Mẫu số 01/TB-ĐKTĐ về việc Chấp thuận hay Không chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn chỉ được chuyển sang bước tiếp theo khi nhận được thông báo “Chấp thuận”.
1.6 Khởi tạo dải ký hiệu mẫu hóa đơn theo quy định mới
Khi đã được Thuế duyệt, bạn quay lại phần mềm để cấu hình dải ký hiệu hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn phải tuân thủ quy chuẩn (bao gồm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành, và ký tự bảo mật riêng của doanh nghiệp). Tiếp theo, lựa chọn mẫu hiển thị đồ họa (Template layout) phù hợp với nhận diện thương hiệu của cơ sở.
1.7 Bước 7: Kiểm tra kết nối ngầm và kích hoạt hệ thống xuất hóa đơn thực tế
Trước khi xuất chính thức cho khách hàng, hãy thực hiện xuất thử nghiệm 1-2 hóa đơn nháp (hóa đơn demo) để kiểm tra:
- Hệ thống gọi chữ ký số mượt mà, không bị nghẽn.
- Dữ liệu dải mã ngầm hoạt động chính xác.
- File định dạng gốc (XML) và file hiển thị (PDF) gửi qua Zalo, Email của khách hàng hiển thị đầy đủ, sắc nét. Sau khi test thành công, kích hoạt trạng thái vận hành chính thức trên phần mềm.
Xem thêm: Quy định mới nhất về Thuế và Hóa đơn điện tử Hộ kinh doanh năm 2026
2. Những lỗi thường gặp khi tự cấu hình hóa đơn điện tử và cách xử lý
2.1 Lỗi sai thông tin định danh khi nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Nhận thông báo “Không chấp thuận” từ cơ quan Thuế do sai lệch địa chỉ kinh doanh hoặc tên doanh nghiệp so với Giấy phép Đăng ký kinh doanh.
Cách xử lý: Kiểm tra lại trang tra cứu thông tin người nộp thuế của Tổng cục Thuế, thực hiện lập lại tờ khai Mẫu 01 mới với thông tin sao chép y nguyên theo dữ liệu gốc của cơ quan Thuế và nộp lại.
2.2 Lỗi phần mềm không nhận diện lệnh từ chữ ký số từ xa
Khi bấm ký số ở Bước 4, hệ thống xoay vòng liên tục hoặc báo lỗi “Không tìm thấy chứng thư số”.
Cách xử lý: Kiểm tra lại app xác thực chữ ký số trên điện thoại (đối với Remote Signing) xem có bị hết hạn phiên đăng nhập hoặc thiết bị chưa bật quyền thông báo hay không. Thực hiện đồng bộ lại chứng thư số trên trang cấu hình của phần mềm hóa đơn.
2.3 Lỗi không đồng bộ được dải mã do Cơ quan Thuế cấp ngầm
Hóa đơn khởi tạo báo lỗi không cấp được số hoặc hệ thống báo dải ký hiệu chưa được kích hoạt.
Cách xử lý: Lỗi này thường do cấu hình ký tự năm hoặc loại hóa đơn ở Bước 6 bị lệch so với thông tin đã đăng ký trong Mẫu 01 tại Bước 3. Hãy đối chiếu lại file thông báo chấp thuận gửi từ cơ quan Thuế và chỉnh sửa cấu hình dải ký hiệu trên phần mềm cho trùng khớp hoàn toàn.
Hãy lưu lại lộ trình này để áp dụng ngay cho doanh nghiệp của bạn. Hoặc bạn cũng có thể liên hệ với X Invoice để được hướng dẫn cấu hình nhanh chóng và miễn phí, tránh sai sót!
