Hoá đơn đầu vào là một trong những chứng từ quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm tra kỹ tính pháp lý của hoá đơn trước khi hạch toán là bước bắt buộc giúp doanh nghiệp giảm rủi ro thuế và tránh các khoản phạt không đáng có.
Để giúp bạn hạn chế sai sót, X Invoice sẽ hướng dẫn chi tiết 7 bước kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn đầu vào mà mọi kế toán cần nắm rõ.
1. Checklist 7 bước kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào
Khi tiếp nhận một hoá đơn điện tử đầu vào, kế toán cần thực hiện ngay quy trình kiểm tra 7 bước sau đây để đảm bảo tính pháp lý.
1.1 Bước 1: Kiểm tra thông tin định danh của bên bán và bên mua
Bước này tuy cơ bản nhưng lại rất dễ xảy ra sai sót do lỗi đánh máy. Bạn cần đối chiếu kỹ các thông tin sau trên hoá đơn:
- Tên doanh nghiệp: Phải viết hoa, đúng từng ký tự theo giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Mã số thuế (MST): Phải chính xác tuyệt đối.
- Địa chỉ: Phải trùng khớp với địa chỉ đăng ký thuế hiện tại của doanh nghiệp.
Lưu ý: Nếu hoá đơn đầu vào bị sai tên hoặc địa chỉ nhưng đúng MST thì theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh/thông báo giải trình với cơ quan Thuế mà không cần huỷ hoá đơn.
1.2 Bước 2: Tra cứu trạng thái hoạt động của doanh nghiệp phát hành hóa đơn
Nhiều trường hợp doanh nghiệp nhận hoá đơn từ các đơn vị đã tạm ngừng kinh doanh hoặc bỏ trốn, dẫn đến việc hoá đơn bị coi là không hợp pháp.
Kế toán cần truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trang web của Tổng cục Thuế để tra cứu trạng thái MST của bên bán.
Đảm bảo trạng thái hiển thị là: “Người nộp thuế đang hoạt động ( đã được cấp GCN đăng ký Thuế)”.
Xem thêm: 5 Dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp “ma” qua mã số thuế bạn cần biết ngay
1.3 Bước 3: Kiểm tra nội dung hàng hoá, dịch vụ
Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh đúng thực tế giao dịch kinh doanh. Bạn cần kiểm tra:
- Tên hàng hóa, dịch vụ có rõ ràng, đúng chủng loại, quy cách không?
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá có khớp với hợp đồng hoặc biên bản bàn giao/nghiệm thu không?
- Thành tiền của từng mặt hàng đã chính xác chưa (Số lượng × Đơn giá).
1.4 Bước 4: Kiểm tra thuế suất VAT
Kế toán cần lưu ý mức thuế suất GTGT áp dụng cho mặt hàng/dịch vụ đó có đúng quy định hay không (Không chịu thuế, 0%, 5%, 8% hoặc 10%).
- Đặc biệt chú ý các giai đoạn áp dụng chính sách giảm thuế GTGT (ví dụ từ 10% xuống 8%).
- Kiểm tra tổng số tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã tính toán chính xác theo công thức chưa.
1.5 Bước 5: Kiểm tra chữ ký số và mã cơ quan Thuế
Đối với hóa đơn điện tử, tính pháp lý được khẳng định qua chữ ký số và mã của cơ quan Thuế (nếu thuộc trường hợp phải có mã).
- Chữ ký số: Phải còn hiệu lực tại thời điểm ký, không bị lỗi hiển thị. Bạn nên kiểm tra file XML của hóa đơn để xác thực tính toàn vẹn của chữ ký số.
- Mã cơ quan Thuế: Đối với hóa đơn có mã, phải có chuỗi ký tự mã hợp lệ do hệ thống Thuế cấp.
1.6 Bước 6: Kiểm tra thời điểm lập hoá đơn
Thời điểm lập hoá đơn đóng vai trò quyết định trong việc xác định nghĩa vụ thuế khai báo vào kỳ nào.
- Đối với bán hàng hoá: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hoá đơn khi thu tiền trước.
Lưu ý rủi ro hoá đơn ký muộn: Ngày ký số phải trùng hoặc sát với ngày lập hoá đơn. Nếu ngày ký số lệch quá xa hoặc muộn sang kỳ tính thuế khác, kế toán cần xem xét kỹ để xử lý theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế địa phương.
1.7 Bước 7: Kiểm tra điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Sau khi hoá đơn đã hợp lệ về mặt hình thức, bạn cần xét đến điều kiện để được khấu trừ thuế:
- Hoá đơn phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hoá đơn có tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên ( đã bao gồm thuế GTGT). Nếu thanh toán bằng tiền mặt, hoá đơn đó sẽ bị loại phần thuế khấu trừ và không được tính vào chi phí hợp lý.
2. Vì sao cần kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn đầu vào?
Nếu sử dụng hoá đơn không hợp lệ, doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề như:
- Không được khấu trừ thuế GTGT
- Bị loại chi phí hợp lý
- Bị truy thu thuế
- Bị xử phạt vi phạm hành chính
- Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp
Ngoài ra, việc rà soát hoá đơn đầu vào thường xuyên còn giúp:
- Kiểm soát chi phí tốt hơn
- Phát hiện sai sót sớm
- Hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế
- Tăng tính minh bạch tài chính
Trong những năm gần đây, cơ quan Thuế tăng cường kiểm tra hóa đơn điện tử và kiểm soát các doanh nghiệp có dấu hiệu mua bán hóa đơn trái phép. Vì vậy, kế toán cần chủ động kiểm tra kỹ từng hóa đơn trước khi hạch toán.
3. Kinh nghiệm quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả cho kế toán
Để không bị quá tải và giảm thiểu sai sót thủ công khi số lượng chứng từ tăng lên, kế toán có thể áp dụng các kinh nghiệm thực tế sau:
- Quản lý đồng thời file XML và PDF: File PDF chỉ có giá trị hiển thị trực quan, file XML mới là file chứa dữ liệu gốc có giá trị pháp lý. Hãy luôn yêu cầu bên bán gửi file XML và lưu trữ chúng một cách khoa học theo folder tháng/quý.
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn tự động: Thay vì tra cứu thủ công từng tờ hóa đơn trên website của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp nên đầu tư các phần mềm tự động đồng bộ hóa đơn từ cơ quan Thuế. Các công cụ này sẽ tự động kiểm tra MST bên bán, xác thực chữ ký số và cảnh báo ngay nếu hóa đơn có dấu hiệu rủi ro.
- Lập bảng kê chi tiết: Duy trì thói quen cập nhật bảng kê mua vào hàng tuần để đối chiếu dòng tiền, kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu đã được thanh toán qua tài khoản ngân hàng của công ty hay chưa.
Kiểm tra hóa đơn đầu vào đòi hỏi sự cẩn trọng, tỉ mỉ và am hiểu luật của người làm kế toán. Bằng việc áp dụng chuẩn xác checklist 7 bước trên, bạn hoàn toàn có thể tự tin tối ưu hóa số thuế được khấu trừ và bảo vệ doanh nghiệp trước các kỳ quyết toán thuế phức tạp. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích nhé!
