Việc phát hiện sai sót số liệu sau khi đã chốt sổ sách quý luôn là “ác mộng” của dân kế toán. Đặc biệt, tình huống hóa đơn điện tử bị sai tiền thuế nhưng đã kê khai thì phải xử lý thế nào để không bị cơ quan Thuế phạt chậm nộp luôn cần một lời giải chính xác, kịp thời.
Xem ngay hướng dẫn gỡ rối từng bước chuẩn Nghị định 123 và cách khai bổ sung an toàn nhất dưới đây.
1. Tình huống phát sinh hóa đơn điện tử bị sai tiền thuế nhưng đã kê khai
Sai tiền thuế hoặc thuế suất (ví dụ: mặt hàng thuộc đối tượng chịu thuế 8% nhưng lại viết thành 10%, hoặc tính sai số thập phân ở dòng tiền thuế) là lỗi sai sót về nội dung giá trị trên hóa đơn.
Khi hóa đơn này đã được hai bên đưa vào tờ khai Thuế GTGT và gửi đi thành công, kế toán không thể thực hiện lệnh hủy hóa đơn một cách đơn thuần giống như hóa đơn chưa kê khai. Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bắt buộc doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp xử lý sai sót chính thức để trả lại giá trị pháp lý đúng cho dòng tiền thuế.
2. Hướng dẫn chi tiết 2 cách xử lý hoá đơn điện tử bị sai tiền thuế chuẩn Nghị định 123
Nghị định 123 cho phép doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 2 phương án xử lý dưới đây khi hóa đơn đã có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế bị sai sót tiền thuế:
2.1 Cách 1: Lập hoá đơn điện tử điều chỉnh ( Khuyên dùng cho hoá đơn đã kê khai)
Đối với hóa đơn đã lỡ kê khai, lập hóa đơn điều chỉnh là phương án tối ưu nhất vì nó giữ nguyên lịch sử của hóa đơn gốc và chỉ sửa đổi phần tiền thuế chênh lệch, giúp việc đối chiếu số liệu sau này cực kỳ minh bạch.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Hai bên bán và bên mua tiến hành lập một văn bản thỏa thuận (bằng giấy hoặc điện tử) ghi rõ tình chất sai sót: Sai tiền thuế tại hóa đơn số… ngày… ký hiệu…
Bước 2: Người bán truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử, chọn chức năng “Lập hóa đơn điều chỉnh”. Trên hóa đơn phải có dòng chữ: “Điều chỉnh tăng/giảm số lượng, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số… ngày… ký hiệu…”.
Lưu ý: Nếu điều chỉnh giảm tiền thuế, kế toán ghi dấu âm (-) hoặc ghi rõ “giảm…” tùy thuộc vào cấu hình hiển thị của từng phần mềm.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua, đồng thời gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan Thuế.
2.2 Cách 2: Lập hoá đơn điện tử thay thế
Phương án này sẽ vô hiệu hóa hoàn toàn hóa đơn cũ và sinh ra một hóa đơn mới tinh mang dải số mới.
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi nhận lỗi sai về tiền thuế.
Bước 2: Người bán chọn chức năng “Lập hóa đơn thay thế” trên phần mềm. Hệ thống sẽ sinh ra một hóa đơn mới có hiển thị dòng chữ bắt buộc: “Thay thế cho hóa đơn số… ngày… ký hiệu…”.
Bước 3: Người bán ký số, gửi lại hóa đơn mới cho khách hàng và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo sai sót đến Cơ quan Thuế.
3. Hướng dẫn kê khai điều chỉnh, bổ sung Thuế sau khi xử lý hoá đơn sai sót
Sau khi đã hoàn tất xử lý hóa đơn trên phần mềm (Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế), kế toán của cả hai bên bắt buộc phải thực hiện bước Khai bổ sung thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn lỗi nếu việc sai tiền thuế làm thay đổi số thuế phải nộp hoặc số thuế được khấu trừ.
3.1 Đối với bên bán ( Người lập hoá đơn)
Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế làm TĂNG số thuế phải nộp: Bên bán phải lập tờ khai bổ sung KHBS của kỳ tính thuế có hóa đơn sai sót ban đầu để nộp thêm tiền thuế chênh lệch và tự tính tiền chậm nộp (nếu có).
Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế làm GIẢM số thuế phải nộp: Bên bán kê khai bổ sung để làm giảm số thuế phải nộp của kỳ đó (hoặc tăng số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau).
Mẹo: Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phát sinh ở kỳ nào thì số liệu bổ sung phải được điều chỉnh quay ngược lại đúng kỳ tính thuế gốc ban đầu bị sai.
3.2 Đối với bên mua ( Người nhận hoá đơn)
Tương tự như bên bán, dựa trên hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mới nhận được, bên mua lập tờ khai bổ sung KHBScủa kỳ tính thuế gốc để điều chỉnh lại Chỉ tiêu [23], [24] và [25] (Giá trị hàng hóa mua vào và Thuế GTGT được khấu trừ).
Nếu việc điều chỉnh làm giảm số thuế được khấu trừ dẫn đến phát sinh thiếu tiền thuế phải nộp, bên mua phải nộp thêm tiền thuế và tiền chậm nộp theo quy định.
Xem thêm: Quy định mới nhất về Thuế và Hóa đơn điện tử Hộ kinh doanh năm 2026
Sửa sai hóa đơn đã lỡ kê khai sẽ không còn là gánh nặng nếu bạn thực hiện đúng quy trình lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi Cơ quan Thuế đúng thời hạn quy định. Hãy lưu lại hướng dẫn này để làm tài liệu tra cứu nhanh cho phòng kế toán, đảm bảo mọi sai sót phát sinh đều được xử lý gọn gàng, chuẩn chỉnh và an toàn tuyệt đối trước mỗi mùa quyết toán thuế!
