Kiểm soát hóa đơn xăng dầu đang là một trong những chuyên mục được cơ quan Thuế siết chặt quản lý gắt gao nhất hiện nay với quy định bắt buộc phải xuất theo từng lần bơm. Để giúp các trạm bán lẻ vận hành đúng luật, không bị gián đoạn kinh doanh hay đối mặt với các án phạt nặng, bài viết này sẽ tổng hợp những lưu ý cốt lõi về thời điểm lập và cách áp thuế suất chuẩn xác nhất.
1. Quy định mới về hoá đơn xăng dầu theo Nghị định 123
Căn cứ theo quy định tại Điểm i Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ khi nghị định này có hiệu lực, các cơ sở kinh doanh bán lẻ xăng dầu bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng.
Điều này có nghĩa là mỗi khi trụ bơm kết thúc việc bơm xăng, dầu cho khách hàng (dù là xe máy, ô tô hay mua bằng can), hệ thống tại trạm phải ngay lập tức khởi tạo dữ liệu hóa đơn. Quy định này áp dụng cho mọi đối tượng khách hàng, không phân biệt khách hàng lấy hóa đơn để về công ty quyết toán hay khách hàng cá nhân đi đường không có nhu cầu nhận hóa đơn.
Việc không chấp hành xuất hóa đơn theo từng lần bán hoặc cố tình trì hoãn sẽ đối mặt với các chế tài xử phạt hành chính rất nặng từ cơ quan chức năng, thậm chí trạm xăng có thể bị tạm đình chỉ hoạt động kinh doanh hoặc tước giấy phép nếu phát hiện vi phạm nhiều lần.
2. Những lưu ý quan trọng về hoá đơn xăng dầu tại cây xăng
Để hệ thống vận hành đúng luật và không gặp lỗi khi cơ quan Thuế thanh tra, các trạm xăng dầu cần đặc biệt lưu ý 3 điểm sau:
Đồng bộ dữ liệu giữa cột bơm và phần mềm hóa đơn
Trạm xăng không thể thực hiện nhập tay thủ công cho từng xe vào đổ xăng. Doanh nghiệp bắt buộc phải đầu tư hạ tầng phần cứng và phần mềm kết nối trực tiếp với cột bơm. Khi cò bơm đóng, dữ liệu về số lượng, chủng loại và số tiền phải tự động truyền về phần mềm hóa đơn để ký số và cấu trúc dữ liệu theo thời gian thực.
Thời điểm ký số và gửi dữ liệu
Ngày, giờ trên hóa đơn điện tử phải trùng khớp với thời điểm giao dịch kết thúc tại trụ bơm. Dữ liệu này phải được truyền trực tiếp về hệ thống của Tổng cục Thuế trong ngày theo đúng phương thức truyền dữ liệu hóa đơn điện tử xăng dầu.
Thông tin trên hóa đơn cho khách lẻ
Đối với người mua là khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn, trên hóa đơn không nhất thiết phải có các thông tin như: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, và không cần chữ ký điện tử của người mua.
3. Hướng dẫn xác định thuế suất VAT trên hóa đơn xăng dầu chuẩn xác
Việc xác định và ghi đúng mức thuế suất giá trị gia tăng (VAT) cho mặt hàng hóa đơn xăng dầu là nghiệp vụ kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh rủi ro sai lệch sổ sách.
Các mặt hàng nhiên liệu như xăng (Xăng Ron 95, E5 Ron 92…) và dầu (Dầu Diesel) bán ra tại các trạm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, không thuộc nhóm đối tượng không chịu thuế hay miễn thuế.
Thông thường, thuế suất VAT đối với mặt hàng xăng dầu là 10%. Tuy nhiên, tùy vào từng giai đoạn điều hành kinh tế và các nghị quyết giảm thuế của Quốc hội (ví dụ như chính sách giảm thuế xuống 8% để hỗ trợ doanh nghiệp), kế toán cần cập nhật nhanh chóng để cấu hình chính xác mức thuế suất trên phần mềm xuất hóa đơn tại thời điểm phát sinh giao dịch.
4. Có được xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày cho bán xăng dầu không?
Đây là thắc mắc phổ biến của rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu vì số lượng xe máy đổ xăng trong ngày là cực kỳ lớn và hầu hết không có nhu cầu lấy chứng từ.
Câu trả lời là: Doanh nghiệp KHÔNG ĐƯỢC PHÉP gom doanh thu bán lẻ trong ngày để xuất một tờ hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rất rõ về cơ chế xử lý đối với khách hàng không lấy hóa đơn như sau:
- Trạm xăng vẫn phải lập hóa đơn điện tử cho từng lần bơm riêng biệt (hệ thống tự động chạy ngầm).
- Cuối ngày, đối với toàn bộ số lượng hóa đơn của các khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn, trạm xăng sẽ lập một bảng tổng hợp dữ liệu để gửi lên cơ quan Thuế, thay vì xuất một tờ hóa đơn tổng.
Như vậy, bản chất là hóa đơn vẫn phát hành theo từng lần khách mua, cuối ngày chỉ tổng hợp lại dữ liệu của những hóa đơn không có thông tin người mua để báo cáo hệ thống Thuế. Việc này giúp cơ quan quản lý kiểm soát được chính xác lượng hàng tồn kho và doanh thu thực tế của cây xăng.
Hóa đơn điện tử tại trạm xăng dầu hiện đang được quản lý rất chặt theo quy định của cơ quan Thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến việc xuất hóa đơn từng lần bán, xác định đúng thuế suất VAT và đồng bộ dữ liệu bán hàng với hệ thống hóa đơn điện tử.
Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích nhé!
