Tính đến thời điểm hiện tại, hoá đơn điện tử đã trở thành tiêu chuẩn bắt buộc trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ bản chất, quy định và cách áp dụng đúng loại hóa đơn này.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì, đồng thời cập nhật đầy đủ quy định mới nhất 2026, từ đó giúp doanh nghiệp vận hành đúng luật và tránh được những sai sót không mong muốn.
1. Hoá đơn điện tử là gì?
1.1 Khái niệm và lợi ích của hoá đơn điện tử
Đây là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc doanh nghiệp khởi tạo, lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Khác với hóa đơn truyền thống, hóa đơn điện tử ( HĐĐT) không tồn tại dưới dạng vật lý mà được lưu trữ trên hệ thống số. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, tra cứu và giảm thiểu rủi ro thất lạc.
Một trong những đặc điểm quan trọng của loại hoá đơn này là tính linh hoạt và khả năng tích hợp cao với các hệ thống kế toán, quản trị doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử có thể được ký số, mã hóa và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.
Khi sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, quy trình lập và gửi hóa đơn được tự động hóa, giúp giảm sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc.
Quan trọng hơn, hóa đơn điện tử giúp tăng tính minh bạch trong kê khai thuế, từ đó giảm thiểu rủi ro bị kiểm tra hoặc xử phạt từ cơ quan quản lý.
1.2 Các loại hoá đơn điện tử hiện nay
Hiện nay, hóa đơn điện tử được chia thành nhiều loại khác nhau nhằm phù hợp với từng đối tượng sử dụng. Trong đó phổ biến nhất là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, thường áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc có rủi ro cao về thuế.
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử không có mã thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp lớn, có hệ thống quản trị tốt và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
Ngoài ra, một số ngành nghề đặc thù còn sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền để phục vụ hoạt động bán lẻ.
2. Cập nhật những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử 2026
2.1 Những điểm mới nổi bật năm 2026
So với giai đoạn trước, quy định về hóa đơn điện tử trong năm 2026 đã có nhiều thay đổi đáng chú ý. Trước hết, việc sử dụng hóa đơn điện tử gần như trở thành bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy.
Ngoài ra, cơ quan thuế cũng tăng cường kiểm soát dữ liệu hóa đơn thông qua hệ thống kết nối trực tuyến. Điều này đồng nghĩa với việc mọi sai sót trong quá trình lập hóa đơn đều có thể bị phát hiện nhanh chóng.
Một điểm mới quan trọng khác là việc đơn giản hóa thông tin người mua trong một số trường hợp, đặc biệt là đối với khách lẻ. Điều này giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình xuất hóa đơn mà vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật.
2.2 Đối tượng bắt buộc sử dụng
Theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, cùng với hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là bắt buộc đối với hầu hết các tổ chức và cá nhân kinh doanh.
Cụ thể, các đối tượng phải áp dụng HĐĐT bao gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam
- Tổ chức kinh tế, tổ chức khác có hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có phát sinh doanh thu theo quy định
- Đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ
Như vậy, về nguyên tắc, bất kỳ tổ chức hoặc cá nhân nào có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập và sử dụng hóa đơn điện tử, thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy truyền thống.
Tuy nhiên, pháp luật vẫn có quy định mở trong một số trường hợp đặc biệt. Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, hoặc gặp sự cố trong quá trình triển khai, thì có thể:
- Được cơ quan thuế xem xét cho phép tiếp tục sử dụng hoá đơn giấy trong thời gian chuyển đổi.
- Phải có văn bản đề nghị gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Cam kết lộ trình chuyển đổi sang hoá đơn điện tử đúng quy định.
Ngoài ra, một số khu vực đặc thù như vùng sâu, vùng xa, hoặc trường hợp bất khả kháng liên quan đến hệ thống kỹ thuật cũng có thể được áp dụng linh hoạt, nhưng vẫn phải đảm bảo nghĩa vụ kê khai và báo cáo thuế đầy đủ.
2.3 Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử
2.3.1 Thời điểm lập hoá đơn
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn phải được lập ngay khi hoàn thành việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp thu tiền trước hoặc giao hàng nhiều lần, doanh nghiệp cần xác định rõ từng thời điểm phát sinh nghĩa vụ để lập hóa đơn phù hợp. Việc lập sai thời điểm có thể dẫn đến các sai phạm nghiêm trọng trong kê khai thuế.
2.3.2 Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng giá trị thanh toán. Ngoài ra, thông tin của người bán và người mua cũng phải được thể hiện theo quy định.
Trong một số trường hợp đặc biệt, thông tin người mua có thể được giản lược, nhưng vẫn phải đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
2.3.3 Quy định về chữ ký số
Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số hợp lệ để ký trên hoá đơn trước khi gửi đến cơ quan thuế hoặc khách hàng. Tuy nhiên, các trường hợp như bán lẻ, chữ ký của người mua không bắt buộc, giúp đơn giản hoá quy trình giao dịch.
3. Phân biệt hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy
3.1 Điểm giống nhau
Cả hóa đơn giấy và điện tử đều có giá trị pháp lý như nhau nếu được lập đúng quy định. Chúng đều là chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán và kê khai thuế của doanh nghiệp.
3.2 Điểm khác nhau
Sự khác biệt lớn nhất giữa hai loại hóa đơn này nằm ở hình thức và cách thức quản lý. Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số, giúp dễ dàng tra cứu và chia sẻ, trong khi hóa đơn giấy yêu cầu lưu trữ vật lý và dễ bị thất lạc.
Ngoài ra, chi phí sử dụng HĐĐT thường thấp hơn đáng kể so với hóa đơn giấy, đặc biệt đối với doanh nghiệp có quy mô lớn.
Các quy định mới về hóa đơn điện tử đang ngày càng siết chặt, đặc biệt liên quan đến thời điểm lập hóa đơn và nghĩa vụ kê khai thuế. Nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời hoặc áp dụng sai, nguy cơ bị xử phạt là rất cao. Vì vậy, việc chủ động nắm bắt quy định và chuẩn hóa quy trình là điều bắt buộc.
Xem thêm: Quy định mới về cách xuất hóa đơn cho khách lẻ bạn cần biết
