Năm 2026 đánh dấu bước chuyển mình quan trọng khi 100% doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh tại Việt Nam đã đồng bộ hóa hoàn toàn quy trình quản lý hóa đơn trên không gian số. Bắt đầu từ ngày 01/01/2026, toàn bộ dải ký hiệu năm trên hóa đơn sẽ chuyển sang ký tự “26” và số hóa đơn được reset về bắt đầu từ số 1.
Để giúp kế toán và chủ doanh nghiệp không bỡ ngỡ, bài viết này sẽ tổng hợp các mẫu hoá đơn điện tử giá trị gia tăng (GTGT) chuẩn nhất 2026 kèm tiêu chuẩn hợp lệ mới nhất.
1. Tổng hợp các mẫu hoá đơn điện tử GTGT chuẩn nhất 2026 cho doanh nghiệp
Dựa trên quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế sẽ sử dụng các mẫu hoá đơn điện tử giá trị gia tăng cốt lõi sau đây. (Mỗi mẫu hóa đơn đều được định dạng bằng file gốc XML để truyền dữ liệu và file PDF để hiển thị trực quan).
1.1 Mẫu hoá đơn điện tử GTGT có mã của Cơ quan Thuế (Mẫu số 01/GTGT)
Đây là mẫu hóa đơn phổ biến nhất, chuyên dùng cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ khi thực hiện bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được coi như xuất khẩu. Hóa đơn chỉ có giá trị pháp lý và đủ điều kiện gửi cho khách hàng sau khi đã được hệ thống của Tổng cục Thuế cấp một dải mã ký tự độc nhất.
Đặc điểm nhận diện trên mẫu: Có thêm vùng hiển thị “Mã của cơ quan thuế: [Chuỗi ký tự số]”.
Ứng dụng: Dành cho các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ thông thường không thuộc diện rủi ro cao về thuế nhưng không thuộc nhóm ngành đặc thù được miễn mã.
1.2 Mẫu hoá đơn điện tử GTGT không có mã của Cơ quan Thuế ( Mẫu số 01/GTGT-ĐT)
Loại hóa đơn này do doanh nghiệp tự khởi tạo, ký số và gửi trực tiếp cho người mua, sau đó mới chuyển dữ liệu về cho Cơ quan Thuế.
Đối tượng áp dụng: Chỉ dành cho các doanh nghiệp thuộc các ngành kinh doanh lớn và đặc thù, có hạ tầng công nghệ cao và dữ liệu ổn định như: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải (hàng không, đường biển, đường sắt), bảo hiểm, ngân hàng, chứng khoán.
Điểm khác biệt của mẫu hóa đơn điện tử này là có thể tích hợp thêm nhiều thông tin nghiệp vụ chuyên ngành tùy theo lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, mẫu hóa đơn còn hỗ trợ định dạng dữ liệu lớn, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và lưu trữ số lượng hóa đơn khổng lồ.
1.3 Mẫu 01/GTGT-NT – Mẫu hoá đơn điện tử giá trị gia tăng bằng ngoại tệ
Đối với các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh quốc tế hoặc phát sinh giao dịch với các đơn vị nước ngoài, Mẫu 01/GTGT-NT là mẫu hoá đơn điện tử bắt buộc phải sử dụng. Đây là biểu mẫu chuyên biệt được thiết kế để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ mà dòng tiền thanh toán được thực hiện bằng ngoại tệ hợp pháp theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối, đảm bảo tính minh bạch trong việc kê khai và đối chiếu nghĩa vụ thuế quốc tế.
Về đối tượng áp dụng, mẫu 01/GTGT-NT là công cụ quản lý tài chính cốt lõi của các doanh nghiệp xuất khẩu khi đưa hàng hóa ra thị trường quốc tế, hoặc các doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) thường xuyên giao dịch với công ty mẹ và đối tác toàn cầu.
Bên cạnh đó, các đơn vị cung cấp dịch vụ xuyên biên giới, dịch vụ quốc tế như logistics, bưu chính viễn thông quốc tế hay vận tải biển cũng sử dụng mẫu này để chuẩn hóa quy trình thanh toán với khách hàng ngoại quốc.
1.4 Mẫu hoá đơn điện tử giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế
Mẫu hoá đơn điện tử đặc biệt này được quy định chi tiết tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, đóng vai trò vừa là chứng từ bán hàng hợp pháp của doanh nghiệp, vừa là văn bản pháp lý để người nước ngoài làm thủ tục hoàn trả lại tiền thuế GTGT (VAT) đối với hàng hóa mang theo khi xuất cảnh tại các sân bay, cảng biển quốc tế của Việt Nam.
Bên cạnh các danh mục cơ bản của người bán, hóa đơn bắt buộc phải thể hiện chi tiết và chính xác thông tin nhân thân của người mua hàng bao gồm: Số hộ chiếu (hoặc giấy tờ nhập xuất cảnh hợp pháp còn giá trị), quốc tịch, ngày cấp và cơ quan cấp hộ chiếu. Đây là những dữ liệu cốt lõi để cơ quan hải quan tại cửa khẩu đối chiếu, xác nhận đúng đối tượng được hưởng chính sách hoàn thuế theo quy định pháp luật.
2. Tiêu chuẩn của một mẫu hoá đơn điện tử GTGT hợp lệ năm 2026
Một mẫu hoá đơn điện tử GTGT dù có hình thức đẹp đến đâu cũng sẽ bị coi là bất hợp pháp nếu thiếu các tiêu chuẩn bắt buộc dưới đây theo Điều 10 Nghị định 123:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn: * Tên hóa đơn phải ghi rõ: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG:
- Ký hiệu hóa đơn năm 2026 bắt buộc phải có chữ số 26 (Ví dụ: 1C26TAA – Trong đó 1 là loại hóa đơn GTGT, C là có mã, 26 là năm 2026).
- Số hóa đơn gồm 8 chữ số, ghi bằng chữ số Ả-rập (Ví dụ: 00000001).
– Thông tin người bán và người mua: Phải hiển thị chính xác Tên công ty, Địa chỉ, và Mã số thuế (MST). Đối với người mua, nếu không có MST thì có thể để trống nhưng bắt buộc phải có tên đơn vị/người mua nếu trị giá hóa đơn lớn.
– Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Gồm Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền chưa thuế, Thuế suất thuế GTGT (phải cập nhật đúng mức thuế suất hiện hành là 8% hay 10% theo quy định cụ thể của năm 2026), Tiền thuế GTGT và Tổng tiền thanh toán bằng cả số và chữ.
– Chữ ký số hợp pháp: Người bán phải ký số bằng Chứng thư số (Chữ ký số doanh nghiệp) còn hiệu lực. Hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp đặc thù có thỏa thuận riêng).
– Thời điểm ký số và thời điểm lập: Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn có thời điểm ký trùng với thời điểm lập, hoặc nếu lệch ngày thì ngày cơ quan thuế kiểm tra nghĩa vụ thuế sẽ căn cứ vào thời điểm lập hóa đơn.
3. Doanh nghiệp mới thành lập nên dùng mẫu hoá đơn điện tử nào?
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập trong năm 2026, việc lựa chọn mẫu hoá đơn điện tử phụ thuộc hoàn toàn vào phương pháp tính thuế đăng ký ban đầu và loại hình ngành nghề.
95% doanh nghiệp mới thành lập áp dụng phương pháp khấu trừ được khuyên dùng Mẫu hoá đơn điện tử GTGT có mã của Cơ quan Thuế (Mẫu 01/GTGT). Lý do là bởi quy trình đăng ký cực kỳ đơn giản (chỉ cần nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua phần mềm), không cần chứng minh hạ tầng công nghệ phức tạp và độ an toàn pháp lý cao, tránh rủi ro bị phạt do truyền dữ liệu chậm trễ.
Doanh nghiệp mới nên chọn các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín (đã được Tổng cục Thuế công nhận kết nối truyền nhận dữ liệu). Các nhà cung cấp này sẽ có sẵn kho mẫu hoá đơn điện tử chuẩn hóa, kế toán chỉ cần chèn thêm Logo doanh nghiệp và tùy chỉnh màu sắc nhận diện thương hiệu là có thể sử dụng được ngay.
Tóm lại, trong năm 2026, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các mẫu hóa đơn theo chuẩn Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cập nhật mới từ Thông tư 32/2025/TT-BTC để đảm bảo tính hợp lệ và đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế.
Nếu bạn là doanh nghiệp mới, hãy liên hệ ngay với X Invoice – Giải pháp hoá đơn điện tử miễn phí theo đúng chuẩn Nghị định 123 để được khởi tạo và xuất hoá đơn chính xác nhất!
Xem thêm:
