Thông tư 78 quy định những gì về hóa đơn điện tử? Doanh nghiệp cần thực hiện Nghị định 123 như thế nào để tránh sai sót? Đây là những câu hỏi mà rất nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp quan tâm khi triển khai hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách áp dụng đúng quy định theo pháp luật hiện hành.
1. Thông tư 78/2021/TT-BTC là gì?
Thông tư 78/2021/TT-BTC là văn bản do Bộ Tài chính ban hành ngày 17/09/2021, hướng dẫn chi tiết việc thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP liên quan đến hóa đơn, chứng từ.
Nói cách dễ hiểu, nếu Nghị định 123 là khung pháp lý tổng thể thì Thông tư 78 chính là tài liệu hướng dẫn cụ thể để doanh nghiệp áp dụng vào thực tế.
Thông tư 78 đóng vai trò chuẩn hóa toàn bộ quy trình sử dụng hoá đơn điện tử, từ đăng ký, phát hành đến xử lý sai sót. Văn bản này giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách triển khai đúng quy định, đồng thời giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý dữ liệu.
2. Quy định quan trọng mới cập nhật của Thông tư 78 và Nghị định 123 về hoá đơn điện tử
2.1 Quy định về đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
Điều này có nghĩa là:
- Doanh nghiệp không được tự ý phát hành hoá đơn nếu chưa đăng ký.
- Mọi hoá đơn phát hành trước khi được chấp thuận đều có thể bị xem là không hợp lệ.
Theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử ( Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
- Thông tin về: Loại hoá đơn đăng ký ( có mã hoặc không có mã); Phương thức truyền dữ liệu đến cơ quan thuế; Đơn vị cung cấp dịch vụ ( nếu có).
Toàn bộ hồ sơ được gửi dưới dạng điện tử thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình đăng ký diễn ra như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp lập và gửi tờ khai đăng ký đến cơ quan thuế
Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và kiểm tra thông tin
Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi:
- Chấp nhận đăng ký: Doanh nghiệp được sử dụng hoá đơn điện tử.
- Không chấp nhận: Phải điều chỉnh và đăng ký lại.
Đáng chú ý, theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế có quyền tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp trong các trường hợp:
- Có dấu hiệu rủi ro về thuế.
- Sử dụng hoá đơn sai quy định.
- Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
2.2 Quy định về loại hoá đơn điện tử
HĐĐT hiện nay được chia thành 3 loại chính dựa theo quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, gồm:
a. HĐĐT có mã của cơ quan thuế
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đây là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế bao gồm: số giao dịch và chuỗi ký tự được mã hoá.
Đặc điểm nổi bật:
- Dữ liệu hoá đơn được kiểm tra và xác thực trước khi phát hành.
- Giảm được rủi ro gian lận hoá đơn.
- Được quản lý chặt chẽ bởi cơ quan thuế.
b. HĐĐT không có mã của cơ quan thuế
Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đây là loại hóa đơn do doanh nghiệp tự lập và gửi cho khách hàng mà không cần cơ quan thuế cấp mã trước.
Đặc điểm:
- Chủ động trong việc phát hành hoá đơn.
- Không cần chờ cấp mã, nhanh hơn.
- Dữ liệu vẫn phải gửi về cơ quan thuế sau.
Theo khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và hướng dẫn tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn không có mã khi:
- Có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu.
- Có lịch sử tuân thủ tốt về thuế.
- Không thuộc diện rủi ro cao.
c. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền
Đây là loại hóa đơn được quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, áp dụng cho các hoạt động bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng.
Đặc điểm:
- Được lập trực tiếp từ máy tính tiền ( POS).
- Có thể kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
- Phát hành nhanh, phù hợp bán lẻ.
2.3 Quy định về định dạng và dữ liệu hoá đơn
Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có file XML chuẩn, chứa đầy đủ thông tin, truyền được đến cơ quan thuế và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Việc sử dụng định dạng XML không phải là ngẫu nhiên mà xuất phát từ yêu cầu quản lý dữ liệu ở quy mô quốc gia. XML là định dạng:
- Có cấu trúc rõ ràng, dễ đọc bởi cả con người và hệ thống máy.
- Cho phép chuẩn hoá dữ liệu hoá đơn trên toàn quốc.
- Dễ dàng tích hợp với hệ thống của Tổng cục Thuế.
Nếu hoá đơn không đúng định dạng XML chuẩn, cơ quan thuế có quyền từ chối tiếp nhận dữ liệu.
2.4 Quy định về ký số và truyền nhận dữ liệu
Theo Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC và các quy định liên quan tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc ký số và truyền dữ liệu là hai bước bắt buộc để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý. Nếu thiếu một trong hai yếu tố này, hóa đơn có thể không được công nhận hợp lệ và không đủ điều kiện để kê khai thuế.
Tuy nhiên, theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký của người mua. Quy định này giúp đơn giản hóa quy trình giao dịch, đặc biệt trong các trường hợp bán hàng cho khách lẻ hoặc giao dịch số lượng lớn.
Ngoài ra, theo Điều Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dữ liệu hóa đơn điện tử phải được truyền đến cơ quan thuế theo đúng quy định. Hiện nay, có hai phương thức truyền dữ liệu chính mà doanh nghiệp có thể lựa chọn.
Thứ nhất, doanh nghiệp có thể truyền dữ liệu trực tiếp bằng cách kết nối hệ thống của mình với hệ thống của Tổng cục Thuế. Hình thức này thường áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, có hạ tầng công nghệ thông tin mạnh và khả năng tích hợp hệ thống cao.
Thứ hai, doanh nghiệp có thể truyền dữ liệu thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Đây là phương thức phổ biến hơn, phù hợp với đa số doanh nghiệp do không yêu cầu hạ tầng kỹ thuật phức tạp.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chủ quan trong việc ký số hoặc truyền dữ liệu hóa đơn, dẫn đến những sai sót không đáng có. Việc hiểu đúng và thực hiện đầy đủ các quy định trong Thông tư 78 sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro này một cách hiệu quả.
Tham khảo thêm: Quy định mới về cách xuất hóa đơn cho khách lẻ bạn cần biết
